Make or Buy bei Software: 12 Entscheidungskriterien für KMU

Früher war die Entscheidung vergleichsweise einfach: Entweder du kaufst eine bestehende Software oder du lässt eine individuelle Lösung entwickeln. Das Angebot war auch relativ beschränkt.

Heute sieht die Welt anders aus. Cloud-Software (Software-as-a-Service) ist für fast jeden Geschäfts- und Anwendungsbereich verfügbar. Mit Low-Code- und No-Code-Plattformen lassen sich Anwendungen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse selbst erstellen. Und dank Künstlicher Intelligenz kannst du mit sogenanntem «Vibe Coding» sogar Software entwickeln, indem du im Prompt beschreibst, was sie tun soll.

Das eröffnet gerade für KMU interessante Möglichkeiten. Gleichzeitig steigt die Komplexität der Entscheidung. Die Frage lautet deshalb: Welche Form der Umsetzung schafft für dein Unternehmen den grössten Nutzen bei vertretbaren Kosten, Risiken und Abhängigkeiten?

Die folgenden zwölf Kriterien sollen dir helfen, die Möglichkeiten aus einer unternehmerischen Perspektive zu beurteilen.

Eine Abgrenzung: Im Mittelpunkt steht hier Software für einzelne Geschäftsprozesse, Automatisierungen oder digitale Dienstleistungen. ERP-Systeme werden bewusst ausgeklammert. Ihre Auswahl und Einführung sind meist mit weitreichenden organisatorischen und prozessualen Veränderungen verbunden und verdienen eine separate Betrachtung.

1. Geschäftlicher Mehrwert: Was bringt die Lösung wirklich?

Beginne nicht bei der Technologie, sondern beim geschäftlichen Problem. Was möchtest du verbessern? Sollen Mitarbeitende produktiver werden, Kunden einfacher bestellen können oder neue Dienstleistungen entstehen? Und woran erkennst du, ob das Ziel erreicht wurde?

Gerade bei Eigenentwicklungen solltest du besonders kritisch sein. Sie sind nur dann gerechtfertigt, wenn sie einen relevanten geschäftlichen Mehrwert schaffen, der mit bestehenden Lösungen nicht oder nur unzureichend erreichbar ist.

Frage dich, welcher konkrete Nutzen durch eine individuelle Lösung gegenüber einer bereits verfügbaren Alternative entsteht. Wenn du darauf keine überzeugende Antwort hast, spricht vieles für Standardsoftware.

2. Strategische Differenzierung: Was macht dein Unternehmen besonders?

Nicht jede Software ist strategisch wichtig. Buchhaltung, Zeiterfassung oder Spesenmanagement funktionieren in vielen Unternehmen ähnlich. Hier ist es selten sinnvoll, das Rad neu zu erfinden.

Anders sieht es bei Anwendungen aus, die unmittelbar mit deiner besonderen Wertschöpfung verbunden sind. Beispielsweise ein einzigartiges Kundenportal, ein branchenspezifischer Konfigurator oder eine datenbasierte Dienstleistung, mit der du dich vom Wettbewerb unterscheidest.

Eine Eigenentwicklung kann helfen, einen Wettbewerbsvorteil aufzubauen. Allerdings solltest du zwischen tatsächlicher Differenzierung und historisch gewachsenen Besonderheiten unterscheiden. Nur weil dein Unternehmen einen Prozess seit zwanzig Jahren auf eine bestimmte Weise abwickelt, muss dieser nicht in einer individuellen Software abgebildet werden.

Standardisiere, was dich nicht unterscheidet. Investiere gezielt dort, wo du einen echten Wettbewerbsvorteil schaffen kannst.

3. Funktionale Anforderungen: Wie viel Individualität brauchst du?

Erstelle eine Liste der Anforderungen, bevor du mögliche Lösungen vergleichst.

Unterscheide dabei konsequent zwischen:

• Muss-Anforderungen: Ohne diese ist die Lösung nicht brauchbar
• Soll-Anforderungen: Wichtig, aber mit vertretbaren Kompromissen lösbar
• Kann-Anforderungen: Wünschenswert, aber nicht geschäftskritisch

Eine Standardlösung muss nicht jeden Wunsch erfüllen. Entscheidend ist, ob sie die wesentlichen Anforderungen abdeckt. Besonders kritisch solltest du bei Anforderungen sein, die mit «bei uns ist das eben anders» begründet werden.

Manchmal steckt dahinter eine echte geschäftliche Besonderheit. Häufig sind es aber Gewohnheiten, die über Jahre entstanden sind. Eine gute Lösung muss nicht zwingend alles so machen, wie du es bisher gemacht hast.

4. Prozesse und Standardisierung: Software anpassen oder Abläufe verbessern?

Softwareprojekte bieten immer auch eine Gelegenheit, bestehende Abläufe zu hinterfragen. Wenn eine Standardsoftware einen Prozess anders abbildet als dein Unternehmen, hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Du passt die Software an oder du veränderst den Prozess.

Die zweite Variante wird oft unterschätzt. Standardsoftware basiert häufig auf bewährten Abläufen aus vielen Unternehmen. Das bedeutet nicht, dass diese immer besser sind. Aber sie können wertvolle Anregungen liefern.

Individuelle Anpassungen verursachen dagegen zusätzliche Kosten und erschweren spätere Aktualisierungen. Prüfe deshalb zuerst, ob sich deine Abläufe vereinfachen und standardisieren lassen.

5. Total Cost of Ownership: Was kostet die Lösung über den gesamten Lebenszyklus?

Der Anschaffungspreis oder die initialen Projektkosten sind nur ein Teil der Rechnung. Entscheidend sind die Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus einer Software: Die sogenannte Total Cost of Ownership (TCO). Dazu gehören neben Einführung und Integration auch Betrieb, Support, Wartung, Weiterentwicklung und schliesslich die Ablösung.

Bei Standardsoftware fallen in der Regel Lizenz- oder Abonnementgebühren an. Hinzu kommen Kosten für Konfiguration, Schnittstellen, Schulung und interne Administration. Steigende Benutzerzahlen, zusätzliche Funktionen oder Preiserhöhungen können die laufenden Kosten erheblich verändern.

Bei Eigenentwicklungen stehen zunächst die Projektkosten im Vordergrund. Häufig unterschätzt werden jedoch die langfristigen Aufwände für Betrieb, Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates und Weiterentwicklung. Auch das notwendige Know-how muss über Jahre erhalten bleiben.

Low-Code, No-Code und KI können den initialen Entwicklungsaufwand deutlich reduzieren. Dadurch werden individuelle Anwendungen auch für kleinere Unternehmen wirtschaftlich interessanter. Die langfristigen Verpflichtungen verschwinden dadurch allerdings nicht.

Vergleiche deshalb die verschiedenen Varianten über einen einheitlichen Zeitraum, beispielsweise fünf Jahre. Berücksichtige dabei auch interne Arbeitszeit, Unsicherheiten und mögliche Kostensteigerungen.

6. Geschwindigkeit: Wann entsteht der erste Nutzen?

Zeit ist gerade für KMU eine knappe Ressource. Eine einfache Standardsoftware lässt sich oft innerhalb weniger Tage oder Wochen einführen.

Doch Geschwindigkeit bedeutet nicht nur, wie schnell eine Software technisch verfügbar ist. Entscheidend ist, wann sie im Geschäftsalltag tatsächlich Nutzen erzeugt.

Hier können neue Entwicklungsansätze interessant werden. Mit Low-Code, No-Code oder KI-gestützter Entwicklung lassen sich einfache Anwendungen und Prototypen oft sehr schnell erstellen. Das ermöglicht dir, Ideen frühzeitig mit Mitarbeitenden oder Kunden zu testen, bevor du grössere Investitionen tätigst.

Sei jedoch bei diesen Ansätzen vorsichtig mit gut klingenden Versprechungen. Ein funktionierender Prototyp darf nicht mit einer produktionsreifen Anwendung verwechselt werden.

7. Kompetenzen und Ressourcen: Wer übernimmt langfristig die Verantwortung?

Eine Software zu entwickeln ist das eine. Sie zuverlässig zu betreiben und weiterzuentwickeln das andere. Hast du die notwendigen Kompetenzen im Unternehmen? Wer behebt Fehler? Wer kümmert sich um Sicherheitsupdates? Und was passiert, wenn die verantwortliche Person das Unternehmen verlässt?

Gerade bei kleinen Entwicklungsteams entstehen schnell kritische Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden. Auch externe Entwickler lösen dieses Problem nicht vollständig. Die Verantwortung für die Anwendung bleibt letztlich bei deinem Unternehmen.

Bei Low-Code-, No-Code- und KI-generierten Anwendungen gelten dieselben Grundsätze. Die Einstiegshürden sind zwar tiefer, aber Anforderungen an Qualität, Dokumentation, Sicherheit und Wartbarkeit verschwinden dadurch nicht.

Beurteile deshalb nicht nur, ob du eine Lösung erstellen, sondern auch ob du sie langfristig handhaben hast.

8. Integration und Daten: Passt die Lösung in deine Systemlandschaft?

Eine neue Software steht selten allein. Sie muss möglicherweise Kundendaten aus dem CRM übernehmen, Aufträge an das ERP übermitteln oder Informationen für Auswertungen bereitstellen. Fehlende Schnittstellen führen schnell zu manuellen Arbeiten, doppelter Datenpflege und Fehlern.

Prüfe deshalb, welche Integrationen notwendig sind und wie zuverlässig diese umgesetzt werden können. Achte insbesondere auf offene Schnittstellen, standardisierte Datenformate und Möglichkeiten zum Datenexport.

Auch die Datenqualität spielt eine wichtige Rolle. Frage dich, ob die neue Lösung den Informationsfluss verbessert oder eine weitere isolierte Dateninsel schafft.

9. Flexibilität und Skalierbarkeit: Wie zukunftsfähig ist die Lösung?

Dein Unternehmen wird sich verändern. Vielleicht wächst es, erschliesst neue Märkte, führt zusätzliche Dienstleistungen ein oder passt das Geschäftsmodell an. Eine geeignete Software sollte diese Entwicklung unterstützen.

Standardlösungen bieten häufig umfangreiche Funktionen und regelmässige Erweiterungen. Allerdings bist du auf die Produktstrategie des Herstellers angewiesen.

Mit einer Eigenentwicklung kannst du Anforderungen gezielter umsetzen. Dafür musst du sämtliche Anpassungen selbst finanzieren und organisieren.

Auch Low-Code-Plattformen haben Grenzen. Was für einfachere Anwendungen oder Prozesse gut funktioniert, kann bei komplexen Prozessen, steigenden Datenmengen, komplexen Integrationen oder besonderen Anforderungen schnell limitierend werden.

Versuche nicht, jede mögliche Zukunft vorauszuplanen. Achte vielmehr darauf, dass du später ohne unverhältnismässigen Aufwand Anpassungen vornehmen kannst.

10. Abhängigkeiten und digitale Souveränität: Wer hat die Kontrolle?

Jede Software erzeugt Abhängigkeiten. Bei Standardsoftware bist du vom Hersteller, seiner Preisgestaltung und seiner Produktstrategie abhängig. Bei Eigenentwicklungen entstehen Abhängigkeiten von Entwicklern, Technologien und internem Know-how. Low-Code- und No-Code-Lösungen binden dich häufig an eine bestimmte Plattform.

Digitale Souveränität bedeutet deshalb nicht, möglichst alles selbst zu entwickeln. Sie bedeutet, dass du deine wesentlichen Abhängigkeiten kennst, bewusst akzeptierst und handlungsfähig bleibst.

Prüfe insbesondere, ob du deine Daten vollständig exportieren kannst, welche vertraglichen Regelungen gelten und wie aufwendig ein Anbieterwechsel wäre.

11. Sicherheit und Compliance: Wer trägt das Risiko?

Datenschutz und Cyber-Sicherheit gehören von Anfang an in die Entscheidung. Bei Standardsoftware übernimmt der Anbieter typischerweise einen Teil der technischen Sicherheitsaufgaben. Trotzdem musst du prüfen, ob die Lösung deinen Anforderungen entspricht.

Bei Eigenentwicklungen liegt deutlich mehr Verantwortung bei dir beziehungsweise deinen Entwicklungspartnern. Das betrifft beispielsweise Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Sicherheitsupdates, Backups und die Wiederherstellung nach Störungen.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Anwendungen, die mit Low-Code oder KI erstellt werden. Eine Anwendung kann oberflächlich einwandfrei funktionieren und trotzdem erhebliche Sicherheitslücken enthalten.

Gerade beim Vibe Coding besteht die Gefahr, dass Software produktiv eingesetzt wird, ohne dass Architektur, Code und Sicherheitsmechanismen ausreichend geprüft wurden. Für geschäftskritische Anwendungen sind professionelle Qualitätssicherung und klare Verantwortlichkeiten unverzichtbar.

12. Komplexität und langfristige Beherrschbarkeit: Wird dein Unternehmen einfacher?

Dieses Kriterium wird häufig unterschätzt. Jede zusätzliche Anwendung, Schnittstelle und Sonderlösung erhöht die Komplexität deiner IT-Landschaft. Das verursacht nicht nur Kosten. Es erschwert auch die Zusammenarbeit, den Support, die Schulung und die Weiterentwicklung.

Eine individuelle Lösung kann kurzfristig perfekt auf deine Anforderungen zugeschnitten sein und langfristig zur Belastung werden. Umgekehrt kann eine Standardsoftware mit zahlreichen Funktionen unnötig kompliziert sein, wenn du nur einen kleinen Teil davon benötigst. Auch KI-generierte Anwendungen können zu einer unübersichtlichen Sammlung einzelner Werkzeuge führen, insbesondere wenn die Fachabteilungen beginnen, unkontrolliert Anwendungen zu entwickeln und so eine neue «Schatten-IT» entsteht, wie man sie von Excel und Access kennt.

Betrachte deshalb nicht nur die einzelne Software, sondern ihre Wirkung auf das gesamte Unternehmen. Macht dich die neue Lösung langfristig leistungsfähiger und einfacher, oder schafft sie nur neue Komplexität?

Umsetzungsvarianten und hybride Ansätze

Die zwölf Kriterien zeigen, dass es selten nur zwei Alternativen gibt. In der Praxis lohnt es sich, mindestens vier Umsetzungswege zu vergleichen. Als Faustregel gilt: So viel Standard wie möglich, so viel Individualität wie nötig.

Dazu gibt es natürlich auch hybride Ansätze. Du kannst beispielsweise eine Standardsoftware einsetzen, sie über Schnittstellen mit einem Workflow-System oder einer Low-Code-Anwendung ergänzen und KI zur Entwicklung einzelner Funktionen nutzen.

Solche Kombinationen werden zunehmend attraktiver, weil immer mehr Softwarelösungen standardisierte Programmierschnittstellen (APIs) bereitstellen. Damit lassen sich die Stärken verschiedener Lösungen gezielt verbinden, ohne alles selbst entwickeln zu müssen.

Aber wie immer gilt: Jede zusätzliche Technologie muss einen erkennbaren Nutzen schaffen. Sonst wird aus vermeintlicher Flexibilität schnell unnötige Komplexität.

So gehst du bei der Entscheidung vor

Eine Make-or-Buy-Entscheidung muss nicht zu einer monatelangen Analyse werden. Für viele Unternehmen genügt zunächst ein strukturiertes Vorgehen in fünf Schritten:

1. Geschäftliches Ziel klären: Beschreibe das Problem, den erwarteten Nutzen und die wichtigsten Anforderungen. Prüfe, ob überhaupt eine neue Software notwendig ist oder ob sich das Ziel mit bestehenden Werkzeugen und einfacheren Abläufen erreichen lässt
2. Standardlösungen prüfen: Suche zuerst nach bestehenden Angeboten und hinterfrage individuelle Sonderwünsche
3. Alternativen vergleichen: Berücksichtige auch Low-Code, No-Code, KI-gestützte Entwicklung und hybride Ansätze
4. Wirtschaftlichkeit und Risiken bewerten: Vergleiche TCO, Nutzen, Geschwindigkeit, Abhängigkeiten und langfristige Verantwortung
5. Im Kleinen überprüfen: Teste die bevorzugte Lösung mit einem Pilotprojekt oder Prototyp, bevor du grössere Verpflichtungen eingehst

Wichtig ist, dass du nicht sämtliche Kriterien gleich gewichtest. Für eine geschäftskritische Anwendung können Sicherheit und Verfügbarkeit entscheidend sein. Bei einer einfachen internen Anwendung stehen möglicherweise Geschwindigkeit und Kosten im Vordergrund.

Fazit

Die Möglichkeiten zur Entwicklung eigener Software waren noch nie so zugänglich wie heute. Low-Code, No-Code und Künstliche Intelligenz senken die technischen Einstiegshürden und eröffnen gerade KMU neue Handlungsspielräume.

Doch technische Machbarkeit ist kein Business Case. Eine Eigenentwicklung ist vor allem dort sinnvoll, wo sie einen relevanten geschäftlichen Mehrwert schafft, den bestehende Lösungen nicht ausreichend bieten können. Dabei müssen die Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus berücksichtigt werden.

Für standardisierte Geschäftsprozesse bleibt bestehende Software meist die beste Wahl. Dazwischen eröffnen hybride Lösungen interessante Möglichkeiten, ohne gleich eine vollständige Eigenentwicklung zu rechtfertigen.

Aus unternehmerischer Sicht zählt letztlich nicht, wie individuell oder modern eine Software ist. Entscheidend ist, ob sie dein Unternehmen besser macht, ohne unnötige Komplexität zu schaffen.

3 Fragen für dich

1. Wo planst du eine individuelle Lösung obwohl eine Standardsoftware die Anforderungen ebenso erfüllen könnte?
2. Welche deiner geschäftlichen Fähigkeiten ist so besonders, dass sich eine eigene Software rechtfertigen lässt?
3. Würdest du deine heutige Softwarelandschaft mit dem Wissen und den Technologien von heute nochmals genauso aufbauen?