Das CRM passt nicht ganz zu den Bedürfnissen des Verkaufs. Also kommt ein zusätzliches Tool dazu. Das Marketing braucht eine bessere Lösung für Newsletter und Kampagnen. Die Projektteams organisieren sich in einer weiteren App. Und seit KI im Wochentakt neue Möglichkeiten eröffnet, wächst die Liste nochmals schneller.
Jede einzelne Entscheidung kann durchaus sinnvoll sein. Einige Zeit später sieht die Situation trotzdem häufig anders aus als erhofft: Informationen sind über verschiedene Systeme verteilt, Daten werden mehrfach gepflegt, Mitarbeitende wechseln ständig zwischen Anwendungen und niemand weiss mehr genau, welches System für was führend ist.
Das ist kein Technologie-Problem sondern ein Komplexitätsproblem.
Mehr Möglichkeiten bedeuten nicht automatisch mehr Fortschritt
Noch nie war es so einfach, leistungsfähige Software einzuführen. Cloud-Anwendungen lassen sich oft innerhalb weniger Tage abonnieren. Spezialisierte Integrations-Plattformen verbinden Systeme miteinander. Low-Code-Werkzeuge ermöglichen eigene Anwendungen ohne klassische Softwareentwicklung.
Das ist grundsätzlich eine gute Entwicklung. Gerade KMU erhalten heute Zugang zu Technologien, die früher grossen Unternehmen mit entsprechenden IT-Budgets vorbehalten waren.
Die Kehrseite: Die Hürde, eine weitere Lösung einzuführen, ist sehr tief geworden. Ein paar Franken pro Benutzer und Monat? Klingt überschaubar. Ein kostenloser Test? Warum nicht. Eine KI-Anwendung, welche die Arbeit erleichtert? Probieren wir es aus.
Das Problem entsteht nicht durch eine einzelne Software sondern durch die Summe. Aus zehn einfachen Lösungen kann schnell eine ziemlich komplizierte Systemlandschaft werden.
Jedes Tool hat einen unsichtbaren Preis
Bei Software schauen wir zuerst gerne auf Lizenzkosten und Funktionen. Das ist aber nur ein kleiner Teil der Kostenwahrheit.
Das System muss ausgewählt, eingerichtet und gepflegt werden. Mitarbeitende müssen verstehen, wie sie damit arbeiten sollen. Daten müssen übertragen oder synchronisiert werden. Berechtigungen müssen verwaltet und Sicherheitsfragen geklärt werden.
| Sichtbarer Nutzen | Mögliche zusätzliche Komplexität |
|---|---|
| Mehr Funktionen | Mehr Schulungs- und Supportbedarf |
| Speziallösung für ein Team | Weitere Datenbestände und Informationssilos |
| Automatisierung | Zusätzliche Abhängigkeiten und Schnittstellen |
| Individuelle Konfiguration | Höherer Pflege- und Änderungsaufwand |
| Schnelle SaaS-Einführung | Weiteres Login, Abo und Berechtigungskonzept |
Dazu kommt ein Faktor, der in keiner Softwarerechnung auftaucht: Aufmerksamkeit.
Wer täglich zwischen CRM, ERP, Teams, Projektmanagement, Dateiablage, Intranet, Zeiterfassung und verschiedenen KI-Anwendungen wechselt, muss sich ständig neu orientieren. Wo finde ich diese Information? Wo ist etwas zu tun?
Die kognitive Belastung durch ständige Kontext-Wechsel ist schwer in Franken zu messen. Produktivitätsfördernd ist sie sicher nicht.
Manchmal digitalisiert man um ein Problem herum
Noch schlimmer wird es, wenn Software Probleme lösen soll, die eigentlich anderswo liegen. Ein Prozess ist unklar. Verantwortlichkeiten sind nicht sauber geregelt. Zwei Abteilungen arbeiten unterschiedlich. Daten werden uneinheitlich erfasst. Informationen kommen zu spät.
Die Versuchung ist gross, dafür eine technische Lösung zu suchen. Aber ein neuer Workflow macht einen unnötigen Prozess nicht notwendig und eine zusätzliche Datenplattform macht widersprüchliche Daten nicht automatisch besser.
Technologie hat einen hohen Nutzen in guten Strukturen. Sie kann aber auch schlechte Strukturen verschlimmbessern.
Manchmal ist es besser, etwas wegzulassen
Digitalisierung wird häufig verbundem mit etwas Neuem oder Besserem. Mehr Automatisierung. Mehr Daten. Mehr Funktionen. Mehr digitale Kanäle.
Dabei kann eine der wirksamsten Digitalisierungsentscheidungen genau in die andere Richtung gehen.
- Ein Formular eliminieren
- Varianten eines Prozesses durch einen Standard ersetzen
- Anwendungen konsolidieren und Schnittstellen reduzieren
- Daten nur noch an einem klar definierten Ort pflegen
Das ist weniger spektakulär als die Einführung einer neuen KI-Plattform, kann aber im Alltag wesentlich wertvoller sein. Denn Digitalisierung ist kein Wettbewerb darum, wer am meisten Technologie einsetzt.
Standardisierung vor Individualisierung
Viele individuelle Abläufe sind historisch entstanden. Irgendwann gab es einen guten Grund dafür. Später wurde der Prozess angepasst, eine Ausnahme ergänzt und noch ein Sonderfall berücksichtigt. Wenn Software eingeführt wird, wird sie oft an diese gewachsene Realität angepasst, weil das einfacher scheint als die organisatorische Veränderung. Das kann teuer werden.
Bevor du eine Standardsoftware an dein Unternehmen anpasst, lohnt sich deshalb die umgekehrte Frage: Können wir unseren Ablauf an einen sinnvollen Standard anpassen?
Individualität ist dort wertvoll, wo sie einen echten Unterschied für Kunden oder das Geschäftsmodell schafft. Bei einer Spesenfreigabe, Dateiablage oder Terminplanung dürfte der Wettbewerbsvorteil eher überschaubar sein.
5 Fragen vor der nächsten Evaluation
Ein neues Tool ist im heutigen Angebot meist schnell gefunden. Schwieriger ist die Frage, ob der zusätzliche Nutzen die zusätzliche Komplexität rechtfertigt.
Bevor du eine weitere Software evaluierst, helfen fünf einfache Fragen:
- Was soll konkret besser werden?
Welches Problem soll gelöst werden und woran erkennen wir später, dass es tatsächlich besser geworden ist? - Können wir zuerst vereinfachen oder weglassen?
Ein unnötiger Prozess braucht keine bessere Software. Vielleicht braucht es den Prozess gar nicht mehr. - Können wir mit dem arbeiten, was bereits vorhanden ist?
Viele Systeme werden nur teilweise genutzt. Eine bestehende Funktion ist nicht immer die perfekte, aber möglicherweise die einfachere Lösung. - Brauchen wir tatsächlich ein zusätzliches Tool?
Erst wenn Problem, Prozess und bestehende Möglichkeiten geklärt sind, lässt sich diese Frage sinnvoll beantworten. - Welche zusätzliche Komplexität kaufen wir uns ein?
Neben Lizenzkosten zählen auch Schnittstellen, Daten, Berechtigungen, Schulung, Support und Abhängigkeiten.
Diese Fragen sollen neue Software nicht verhindern, sondern dafür sorgen, dass deren Einsatz eine bewusste Entscheidung wird, ausgehend vom Problem und der gewünschten Wirkung, nicht von der Verfügbarkeit. Wenn danach eine neue Software die beste Lösung ist, gibt es einen guten Grund, sie einzuführen.
Fazit
Neue Tools sind verführerisch, weil sie einfache Lösungen versprechen. Das Problem ist sichtbar, die Software ist verfügbar und der erste Schritt geht schnell. Komplexität entsteht dagegen schleichend.
Eine zusätzliche Anwendung hier, eine Schnittstelle dort, ein Sonderprozess für diese Abteilung. Jede einzelne Entscheidung ist nachvollziehbar. In der Summe entsteht eine digitale Landschaft, die immer schwieriger zu verstehen und zu verändern ist.
Nicht möglichst viele digitale Möglichkeiten machen ein Unternehmen zukunftsfähig. Entscheidend ist, die richtigen Möglichkeiten zu nutzen. Gerade deshalb gehört auch Weglassen zu einer guten Digitalisierungsstrategie.
3 Fragen für dich
- Welche digitalen Werkzeuge würdest du heute nicht mehr einführen?
- Bei welchem aktuellen Digitalisierungsproblem kannst du etwas weglassen?
- Wo bilden deine Systeme unnötig komplizierte Abläufe ab?
