Der Verkauf braucht für einen wichtigen Kunden rasch eine neue Funktion. Die IT fragt nach Priorität, detaillierten Anforderungen, Schnittstellen und Datenschutz.
Schnell kann der Eindruck entstehen, die IT sei unnötig kompliziert, der Wunsch werde nicht ernst genommen oder gar abgebremst. Dabei wollen beide Seiten dasselbe: ihre Aufgabe gut erledigen und das Unternehmen voranbringen.
Ursprünglich Informatiker und heute mehrheitlich im Business unterwegs, kenne ich beide Seiten nur allzu gut. Wenn Business und IT aneinander vorbeireden, liegt es nicht am fehlenden guten Willen, sondern an unterschiedlichen Zielen, Rollen und Begriffen.
Wer diese Unterschiede versteht, kann Blockaden vermeiden oder schnell wieder lösen.
Zwei Perspektiven auf dasselbe Thema
Im Fachbereich zählen Kunden, Umsatz, Durchlaufzeiten und sichtbare Ergebnisse. Wenn ein Prozess heute Zeit kostet, soll er morgen einfacher laufen. Das ist nachvollziehbar und wichtig.
Die IT betrachtet dieselbe Anfrage anders. Für sie sind Zuverlässigkeit, Performance und Sicherheit elementar. Sie muss verstehen, welches Problem gelöst werden soll, welche Anforderungen bestehen und welche Systeme und Abhängigkeiten betroffen sind. Denn ihr fehlt oft das notwendige Detailwissen aus dem Fachbereich. Erst dann lässt sich beurteilen, wie eine sinnvolle Lösung aussehen und wann sie umgesetzt werden kann.
Der Grund, warum Business und IT so oft aneinander vorbeireden, liegt deshalb selten am fehlenden Willen. Sie betrachten dieselbe Aufgabe aus unterschiedlichen Rollen, Verantwortlichkeiten und Perspektiven.
Ein Wort, zwei Bedeutungen
Etwas überspitzt formuliert gibt es einige Wörter, die das Business mag, bei der IT aber ganz andere Assoziationen auslösen:
| Wort | Was die IT oft hört |
|---|---|
| schnell | Das Business will eine «Quick and Dirty»-Lösung |
| einfach | Das Business hat nur an die Hälfte des Problems gedacht |
| flexibel | Das Business weiss noch nicht genau, was es will |
Diese Worte haben viel Interpretationsspielraum. Der Vertrieb möchte vielleicht eine einfache Eingabemaske. Die IT hört aber den Wunsch nach einer Schnittstelle zwischen mehreren Anwendungen, die fehlerfrei implementiert und dauerhaft betrieben und gewartet werden muss.
Umgekehrt funktioniert es genauso. Wenn die IT von APIs, Datenmodellen, Releases oder technischen Abhängigkeiten spricht, hört das Business schnell viele technische Gründe, warum etwas nicht geht.
Beide Seiten sprechen über dasselbe Thema, aber nicht unbedingt dieselbe Sprache.
Auswirkung auf Kosten und Risiken
Die IT hat auch eine andere Sicht auf Kosten und Risiken. Sonderlösungen und «Quick and Dirty»-Umsetzungen erzeugen oft technische Schulden: Was heute Zeit spart, kann später zusätzlichen Aufwand für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung verursachen.
Die IT muss bei jedem Wunsch auch prüfen, welche Systeme betroffen sind, welche Daten fliessen, wer Zugriff benötigt und ob es Auswirkungen auf Betrieb und Wartung gibt. Eine scheinbar kleine Funktion kann grössere Anpassungen auslösen.
Gleichzeitig sollen die Systeme zuverlässig funktionieren, Daten geschützt sein und Störungen möglichst schnell behoben werden. Idealerweise mit gleichbleibender personeller Ausstattung.
Das Business sieht andere Risiken. Einen wichtigen Kunden zu verlieren, eine Chance zu verpassen oder mit manuellen Prozessen zu arbeiten, kann ebenfalls teuer werden.
Beide Seiten versuchen also, Kosten und Risiken zu vermeiden, nur sind es nicht immer dieselben.
Daraus können zwei Lager entstehen: Hier das Business, das vorwärtsmachen will, dort die IT, die vermeintlich immer neue Probleme findet.
Wie Business und IT besser miteinander umgehen
Entscheidend ist, die unterschiedlichen Perspektiven früh zusammenzubringen und Verantwortung dort zu übernehmen, wo sie hingehört. Dafür müssen sich beide Seiten etwas bewegen.
Meinen Informatikstudenten empfehle ich immer wieder, bei ihrer Arbeit auch die Business-Perspektive stärker miteinzubeziehen. Aber auch dem Business rate ich, einen Schritt auf die IT zuzugehen.
Die IT sollte das Geschäft verstehen
Eine moderne IT darf sich nicht darauf beschränken, Anforderungen entgegenzunehmen und Systeme zu betreiben. Sie muss verstehen, wie das Unternehmen Geld verdient, wie Kunden bedient werden und welche Prozesse wirklich kritisch sind.
Statt auf die Anfrage «Wir brauchen diese Funktion bis Ende Monat» lediglich mit technischen Einwänden zu reagieren, kann die entscheidende Frage lauten: «Was möchtest du damit erreichen?»
Damit dreht sich das Gespräch nicht mehr um eine bestimmte Funktion, sondern beispielsweise darum, einem wichtigen Kunden Informationen schneller zur Verfügung zu stellen. Dafür gibt es möglicherweise mehrere Lösungswege, einige davon vielleicht wesentlich einfacher in der Umsetzung.
Gute IT besteht deshalb nicht nur aus technischem Know-how. Sie braucht Interesse für das Business und die Fähigkeit, technische Möglichkeiten in geschäftlichen Nutzen zu übersetzen.
Das Business sollte Prioritäten setzen
Die IT kann erklären, welche technischen Möglichkeiten bestehen. Sie kann Aufwand, Abhängigkeiten und Risiken beurteilen. Sie kann Lösungen entwickeln und betreiben.
Aber sie kann nicht entscheiden, welche Veränderung für Kunden wichtig ist, welche Prozesse vereinfacht werden sollen oder welche Prioritäten das Unternehmen setzen will.
Gerade wenn Ressourcen knapp sind, braucht es deshalb klare Prioritäten. Wenn fünf Fachbereiche gleichzeitig ihre Projekte als dringend bezeichnen, kann die IT dieses Problem nicht technisch lösen. Dann braucht es Führung, die Prioritäten setzt und Entscheide trifft.
Gemeinsam statt nacheinander
Viele Reibungsverluste entstehen durch ein Denken in Übergaben.
Das Business formuliert eine Anforderung. Dann geht sie zur IT. Die IT analysiert und stellt Rückfragen. Das Business antwortet. Danach erstellt die IT ein Konzept, das wiederum abgestimmt werden muss.
Jede Übergabe kostet Zeit und birgt die Gefahr von Missverständnissen.
Effektiver ist es, wichtige Themen von Anfang an gemeinsam zu bearbeiten. Nicht Business gegen IT. Auch nicht Business bestellt bei der IT. Sondern Business mit IT. Bei relevanten Vorhaben sollten die notwendigen Perspektiven früh zusammenkommen.
Das Business bringt Kunden, Prozesse, Ziele und Prioritäten ein. Die IT bringt Technologieverständnis, Abhängigkeiten, Risiken und mögliche Lösungswege ein.
So wird aus einer Anforderung eine gemeinsame Aufgabe, die gelöst werden soll.
Fazit
Die Zusammenarbeit zwischen Business und IT lässt sich nicht allein durch bessere Prozesse oder neue Methoden lösen. Es braucht Menschen, die beide Perspektiven ernst nehmen und versuchen, eine gemeinsame Sprache zu finden.
Die wichtigste Frage ist dabei gar nicht, wie Business und IT besser miteinander reden. Sondern wie sichergestellt ist, dass beide Seiten gemeinsam Verantwortung für das Ergebnis übernehmen.
Wenn bei der Digitalisierung Kundenprozesse verändert, Abläufe automatisiert, mehr Daten genutzt oder neue digitale Angebote entwickelt werden, betrifft das das Geschäft selbst. Die Grenze zwischen Business und IT wird damit sowieso zunehmend künstlich.
3 Fragen für dich
- Verstehst du, was deine IT wirklich beschäftigt?
- Sprechen Business und IT bei dir dieselbe Sprache?
- Arbeiten Business und IT bei dir effizient zusammen?
